E-Rechnungspflicht in Deutschland: XRechnung & ZUGFeRD
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen strukturierte E-Rechnungen (EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD) für inländische B2B-Umsätze empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt stufenweise: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle. Papierrechnungen und andere elektronische Formate (PDF, EDI) bleiben nur während der Übergangsfrist und nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Fakten zuletzt geprüft: 2026-07-12
Fristen & Phasen
| Phase | Wer ist betroffen | Frist | Anforderung |
|---|---|---|---|
| Empfangspflicht | Alle deutschen Unternehmen (B2B) | 2025-01-01 | Muss E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und verarbeiten können; eine normale geschäftliche E-Mail-Adresse genügt — kein spezielles Postfach erforderlich |
| Ende der allgemeinen Übergangsfrist | Alle Unternehmen | 2026-12-31 | Letzter Termin, an dem Papierrechnungen oder nicht konforme elektronische Rechnungen (z. B. einfaches PDF) mit Zustimmung des Empfängers versendet werden dürfen |
| Ausstellung — große Unternehmen | Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro | 2027-01-01 | Müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen; eine engere EDI-Sonderregelung kann bis 2027 weiterhin gelten |
| Ausstellung — alle | Alle Unternehmen (einschließlich jener mit 2026er-Umsatz ≤ 800.000 Euro) | 2028-01-01 | Strukturierte E-Rechnungen für alle inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend; verlängerte Übergangsfrist und EDI-Sonderregelung enden |
Was in Deutschland als E-Rechnung gilt
Nur strukturierte Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, gelten als E-Rechnung: XRechnung (reines XML, ursprünglich der Standard für die öffentliche Verwaltung, heute ebenso gültig für B2B) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein Hybridformat aus PDF/A-3 mit eingebettetem XML) – mit Ausnahme der ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht genügend strukturierte Positionsdaten enthalten, um für sich allein zu genügen. Ein per E-Mail versandtes einfaches PDF ist KEINE E-Rechnung nach den neuen Regeln – das ist das mit Abstand häufigste Missverständnis.
Während der allgemeinen Übergangsfrist (2025–2026) bleiben Papier, einfaches PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Eine engere Sonderregelung erlaubt zusätzlich die Nutzung des EDI-Verfahrens für Umsätze, die 2026 oder 2027 ausgeführt werden – auch ohne vollständige Extraktion der nach EN 16931 erforderlichen Daten –, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers; sowohl diese Sonderregelung als auch die verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen enden am 31. Dezember 2027.
Der Zeitplan, auf den es wirklich ankommt
Die Empfangspflicht gilt bereits: Seit Januar 2025 können Sie eine konforme E-Rechnung eines deutschen Lieferanten nicht mehr ablehnen – Ihr Kreditorenprozess muss XML-Rechnungen also schon heute verarbeiten können. Die allgemeine Übergangsfrist für die Ausstellung läuft bis zum 31. Dezember 2026 für alle Unternehmen; danach wird die Ausstellung in zwei Stufen verpflichtend – ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle, mit einer um ein Jahr verlängerten Übergangsfrist (bis Ende 2027) für kleinere Unternehmen dazwischen.
Es gibt praxisrelevante Ausnahmen – Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Leistungen von Kleinunternehmern im Rahmen der Kleinunternehmerregelung (seit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit, nicht aber von der Empfangspflicht) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze –, doch sie sind eng gefasst. Prüfen Sie Ihren Fall anhand der aktuellen FAQ des Bundesministeriums der Finanzen, statt eine Ausnahme einfach anzunehmen.
ERP- und Buchhaltungssysteme vorbereiten
Der Empfang ist das kurzfristige Projekt: Eingehende XRechnung-/ZUGFeRD-Rechnungen sollten in einer automatisierten Pipeline landen – geprüft, validiert, abgeglichen und GoBD-konform archiviert – statt ausgedruckt und erneut erfasst zu werden. Die Ausstellung ist ein Datenmodell-Projekt: Ihr Fakturierungssystem muss vollständiges EN-16931-XML mit korrekter Steuerkategorisierung, Käuferreferenzen und Zahlungsbedingungen erzeugen.
Dictode integriert die Erzeugung von XRechnung/ZUGFeRD und die Automatisierung eingehender Rechnungen in individuelle ERP-Systeme und seine Buchhaltungsplattform – einschließlich GoBD-konformer Archivierung und der Peppol-Anbindung, die immer mehr deutsche Unternehmen von ihren Lieferanten verlangen.
Compliance-Checkliste
- Bestimmen Sie Ihre Ausstellungsfrist: Vorjahresumsatz (2026) über oder unter 800.000 Euro
- Richten Sie einen Empfangskanal ein, der XML-E-Rechnungen empfangen, validieren und archivieren kann (Pflicht seit 2025 – eine normale E-Mail-Adresse genügt)
- Wählen Sie Ihr Ausgangsformat: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ≥ 2.0.1 (Hybrid, ohne die Profile MINIMUM/BASIC-WL)
- Verbessern Sie die Datenqualität Ihrer Rechnungen: Pflichtfelder nach EN 16931, Steuerkategorien, Leitweg-ID für B2G
- Stellen Sie eine GoBD-konforme Archivierung der strukturierten XML-Datei sicher (nicht nur einer PDF-Ansicht)
- Prüfen Sie, ob die Ausnahmen für Kleinbeträge (250 Euro), Fahrausweise, Kleinunternehmer oder steuerfreie Umsätze greifen, bevor Sie vom vollen Anwendungsbereich ausgehen
- Informieren Sie Kunden und Lieferanten über Ihren Umstellungsplan und die Zustimmungserfordernisse
Häufig gestellte Fragen
Ist eine PDF-Rechnung in Deutschland noch erlaubt?
Nur vorübergehend und nur mit Zustimmung des Empfängers. Ein einfaches PDF ist keine strukturierte E-Rechnung nach EN 16931; sobald die Ausstellungspflicht für Sie gilt (2027 oder 2028), müssen inländische B2B-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ausgestellt werden.
Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?
XRechnung ist reines XML und war ursprünglich für die Rechnungsstellung an die öffentliche Hand (B2G) vorgeschrieben. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) ist ein Hybridformat: ein für Menschen lesbares PDF/A-3 mit demselben strukturierten XML eingebettet. Beide erfüllen die B2B-Pflicht.
Ab wann muss mein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro übersteigt; ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für jedes deutsche Unternehmen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Verbraucher (B2C)?
Nein – die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. B2C- und grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht unter die aktuelle deutsche E-Rechnungspflicht, auch wenn die ViDA-Reformen der EU künftig grenzüberschreitende Regeln prägen werden.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, eng gefasste: Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) sowie Leistungen von Kleinunternehmern im Rahmen der Kleinunternehmerregelung, dazu bestimmte steuerfreie Umsätze. Prüfen Sie Ihren Fall anhand der aktuellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen, bevor Sie sich auf eine Ausnahme verlassen.
Was bedeutet GoBD und warum ist das hier wichtig?
GoBD sind die deutschen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die strukturierte XML-Datei einer E-Rechnung ist das steuerlich relevante Original – sie muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden, nicht nur als Ausdruck oder PDF-Kopie.
Hat sich an der Pflicht 2026 etwas geändert?
Kein Termin hat sich verschoben. Das aktualisierte FAQ des Bundesministeriums der Finanzen (November 2025, zusammengefasst von KPMG im Januar 2026) und die überarbeitete Rechnungsnorm EN 16931-1:2026 aus der Mitte des Jahres 2026 haben beide nur Details zu Übermittlungswegen und Datenqualität klargestellt – die zentralen Termine 2025, 2027 und 2028 bleiben unverändert. Prüfen Sie vor jeder Terminangabe stets die aktuelle offizielle FAQ des BMF.
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Offizielle Quellen
- BMF — E-Rechnung FAQ (official)
- XRechnung standard (KoSIT)
- KPMG — Germany: Updated FAQ on mandatory e-invoicing (Jan 2026)
- EY — Germany finalizes e-invoicing administrative guidance
- IHK Dresden — E-Rechnung: Pflicht, Fristen, Ausnahmen (EDI-Übergangsregelung)
- ZUGFeRD Community — Neue EN 16931-1:2026 veröffentlicht
Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie die Anforderungen über die offiziellen Quellen unten oder Ihren Berater.